Die Funktion, die in unserem Programm in der Regel am meisten genutzt wird, ist die Dokumentenverwaltung. Die Ablage und das Nutzen von gespeicherten Datei ist für die meisten unserer Kunden das A und O von DocuPortal. Das ist auch verständlich, da die Bearbeitung von Dokumenten im Arbeitsalltag einen Großteil ausmacht. Dabei ist DocuPortal besonders hilfreich, da es dank Kategorisierung und Metadaten die Suche deutlich vereinfacht und beschleunigt.

Mindestens genauso wichtig ist aber auch die Übersichtlichkeit des eigenen Datenbestandes. Auch hier tut sich DocuPortal hervor. Dank des Archivservice können Sie spielend einfach nicht benötigte Daten aus dem Live-Betrieb heraus nehmen und diese archivieren, damit ihre Daten weiter übersichtlich bleiben. Benötigen Sie die Dateien dann doch irgendwann noch einmal, können Sie sie einfach wieder aus dem Archiv wiederherstellen und Sie stehen Ihnen direkt wieder zur Verfügung.

Um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten, bietet DocuPortal aber nicht nur das Archiv, sondern unser Programm vermeidet auch das Erstellen von doppelten Inhalten. Damit ist es Mitarbeitern Ihres Unternehmens nicht möglich, redundante Inhalte anzulegen. Mitarbeiter können sehen, ob der Inhalt gerade bearbeitet wird, oder ob es sich bei dem Dokument bereits um einen fertigen Inhalt handelt. Hierbei ist es auch besonders hilfreich, dass mehrere Mitarbeiter nicht gleichzeitig an einem Dokument arbeiten können, wodurch Datenverlust vermieden wird.

Eine durchgängige Versionierung aller Inhalte gewährleistet die Möglichkeit der Wiederherstellung anderer Versionen. Sollten Ihre Mitarbeiter einmal einen Fehler gemacht haben und ein Dokument fälschlicherweise verändert haben, können Sie einen Inhalt ganz einfach in den alten Zustand zurückversetzen. Ebenfalls interessant im Zusammenhang mit der Versionierung: Sie können auch nachvollziehen, wie sich ein Dokument in den verschiedenen Arbeitsschritten verändert hat.